Mapa de risco

É a preocupação mais comum e por isso o enquadramento é dito em voz alta, na frente de todos, antes da primeira conversa: o objetivo é tirar das pessoas o peso de serem a única saída em qualquer emergência. Quem tem uma rotina só sua não consegue tirar férias em paz — e costuma ser a primeira a colaborar quando entende isso.

Para uma área, de três a cinco dias úteis, incluindo as conversas e a reunião de decisão. Para a empresa inteira, entre duas e três semanas, dependendo do número de setores. O mapa pode ser contratado sozinho: boa parte das empresas leva a lista e resolve internamente metade dela.

Perguntamos a três pessoas e usamos a estimativa mais curta, não a média. A pergunta não é sobre importância — é sobre o momento em que alguém de fora percebe a ausência: um cliente sem resposta, um pagamento atrasado, uma máquina parada. Quando as três respostas divergem muito, isso vira uma observação no mapa, porque significa que nem a própria área sabe o tamanho do risco.

Não. Para cada linha existem três saídas: documentar, treinar um segundo executor ou aceitar o risco com data de revisão. Treinar sem documentar resolve por um tempo e cria dois dependentes em vez de um; documentar sem treinar cobre a emergência. A escolha é da liderança e fica registrada com o nome de quem decidiu.

A partir de umas dez pessoas o mapa já faz sentido. Abaixo disso, quase tudo depende de uma pessoa só e a resposta é óbvia sem levantamento nenhum — nesse caso vale ir direto para a documentação da rotina mais crítica, sem gastar com o mapa.

Fica, e rápido — cada contratação e cada saída mexem nele. Por isso ele é entregue em planilha simples, com instrução de atualização em uma página, para o RH ou a gerência revisar a cada seis meses. Não vendemos assinatura de manutenção.