Método e
entregáveis
Quatro etapas, quatro semanas para uma empresa de porte médio. Cada etapa produz um artefato concreto — nenhuma termina em apresentação.
SEMANA 01
Levantamento
Conversas curtas com gestor e executores de cada área, uma a uma. Perguntamos o que cada pessoa faz que ninguém mais faz, quem mais conseguiria assumir e em quantos dias a coisa para. Nada de questionário eletrônico: a resposta boa vem depois de trinta segundos de silêncio, e formulário não espera.
Também recolhemos o que já existe escrito, mesmo desatualizado.
ENTREGÁVEL
Lista bruta de rotinas por área, com nome do executor atual
SEMANA 02
Classificação
Cada rotina recebe um grau conforme dois eixos: quantas pessoas sabem executá-la hoje e em quanto tempo ela trava sem a principal. Usamos a estimativa mais curta entre as respostas, não a média — subestimar risco é o erro mais caro dos dois possíveis.
Divergências grandes entre respostas viram observação no mapa.
ENTREGÁVEL
Mapa de risco em planilha, ordenado por grau
SEMANA 03
Decisão
Reunião com a liderança, linha por linha nas rotinas de grau 01 e 02. Para cada uma, uma das três saídas: documentar, treinar segundo executor ou aceitar o risco com data de revisão. A reunião costuma durar duas horas e é a parte mais valiosa do trabalho.
Cada decisão fica registrada com o nome de quem a tomou.
ENTREGÁVEL
Mapa com decisão, responsável e prazo por linha
SEMANA 04+
Documentação
As rotinas marcadas para documentar entram em fila. Cada uma leva de uma a duas semanas: observação do trabalho acontecendo, redação com as palavras da equipe, teste com alguém que nunca executou e correção do que travou.
Contratada por rotina — a empresa pode parar depois da primeira.
ENTREGÁVEL
Procedimento testado, registro do teste e modelo em branco
Dá para contratar só as três primeiras semanas
E é o que uma boa parte das empresas faz. Com o mapa e as decisões na mão, metade das linhas costuma ser resolvida internamente: treinar um colega, escrever um roteiro simples, redistribuir uma tarefa.
A documentação com teste fica para as rotinas que a equipe não consegue registrar sozinha — normalmente as de grau 01, cheias de exceção. Nesse recorte, o serviço se paga com folga.
Três semanas até saber por onde começar
O resto é decisão de quanto documentar agora e quanto deixar para o semestre que vem.